Certificato di malattia: telematico o privato?
Chi si assenta dal lavoro per malattia non ha bisogno di un foglio da consegnare in ufficio: il certificato destinato al datore di lavoro viaggia per via informatica e arriva all'INPS direttamente dal medico che lo redige. Il certificato medico privato è un'altra cosa, cioè un documento che il medico consegna alla persona e che serve per destinatari diversi dal datore di lavoro. Confondere i due significa quasi sempre ritrovarsi con il documento sbagliato in mano. Questa pagina spiega chi può rilasciare l'uno e chi l'altro, che cosa devono contenere, quali obblighi valgono durante l'assenza e perché un medico iscritto in un altro Paese europeo non può sostituirsi al medico del Servizio Sanitario Nazionale in questa procedura.
Qual è la differenza fra certificato telematico e certificato privato
Il certificato telematico è quello che giustifica l'assenza dal lavoro per malattia: il medico lo compila e lo trasmette per via informatica all'INPS, che lo rende disponibile al datore di lavoro. Il certificato privato è invece un documento redatto dal medico e consegnato direttamente alla persona, destinato a chi non ha accesso a quel canale, come una compagnia assicurativa, una scuola, un'università o una società sportiva. La differenza non riguarda la qualità del documento ma il percorso che compie: uno viaggia dentro un sistema pubblico e non passa dalle mani del lavoratore, l'altro è un foglio firmato che la persona consegna a chi glielo ha chiesto. Un certificato privato, per quanto ben scritto, non assolve l'obbligo verso il datore di lavoro, perché la normativa individua un canale preciso e uno soltanto. Allo stesso modo, la ricevuta della trasmissione telematica non serve davanti a una compagnia assicurativa, che chiede altri dati e spesso una prognosi motivata. Sapere fin dall'inizio a chi è destinato il documento evita la situazione più frequente, cioè accorgersi della differenza quando la scadenza è ormai vicina.
Chi può rilasciare il certificato per il datore di lavoro
Può rilasciarlo soltanto un medico abilitato alla trasmissione telematica all'interno del Servizio Sanitario Nazionale: il medico di base, il medico ospedaliero, il medico della continuità assistenziale. L'abilitazione è personale ed è legata al rapporto con il servizio pubblico, quindi non dipende dall'esperienza del professionista ma dal fatto che sia inserito in quel circuito. Ne discende una conseguenza che molti scoprono tardi: un medico privato non convenzionato, e a maggior ragione un medico iscritto in un altro Stato dell'Unione Europea, non ha accesso a quel canale e non può quindi produrre il documento che il datore di lavoro attende. Non è una questione di riconoscimento dei titoli professionali, che nell'Unione Europea funziona bene, ma del fatto che l'invio avviene dentro un sistema nazionale al quale si accede solo con una specifica abilitazione. Chi si trova all'estero e si ammala deve perciò rivolgersi a una struttura sanitaria del Paese in cui si trova e poi seguire la procedura prevista per la documentazione prodotta fuori dall'Italia, conservandone copia.
Come arriva il certificato al datore di lavoro
Il medico compila il certificato indicando i dati anagrafici della persona, l'indirizzo di reperibilità durante la malattia, la data di inizio e la prognosi, e lo trasmette all'INPS, che lo mette a disposizione del datore di lavoro. Al lavoratore resta un numero di protocollo, utile per verificare che la trasmissione sia andata a buon fine e per ogni contestazione successiva. Il consiglio pratico è banale e viene ignorato quasi sempre: annotare quel numero e controllare che l'indirizzo indicato sia davvero quello dove si trascorrerà la convalescenza. Se una persona è registrata a un indirizzo e passa la malattia da un familiare in un'altra città, la comunicazione va aggiornata. Verificare i dati mentre si è ancora davanti al medico costa meno fatica che correggerli dopo, quando il documento è già partito. Vale la pena conservare il numero di protocollo almeno fino alla chiusura della pratica retributiva relativa a quel periodo.
Quando serve invece un certificato medico privato
Serve ogni volta che il destinatario non è il datore di lavoro: una compagnia assicurativa che chiede documentazione per un sinistro, una scuola o un'università che deve giustificare l'assenza a una prova, una società sportiva, un ente che organizza un viaggio o un corso, oppure un procedimento davanti a un giudice. In questi casi il documento non passa da alcun sistema informatico pubblico ed è il richiedente a stabilire quali informazioni gli occorrono. Può bastare l'indicazione che la persona non era in grado di presentarsi in una certa data, oppure può essere necessaria una descrizione clinica più dettagliata, con l'indicazione del periodo. Conviene chiedere in anticipo che cosa il destinatario pretende, perché un certificato generico consegnato a chi voleva altro va rifatto, e la seconda visita si paga di nuovo. Alcuni enti pubblicano un modulo proprio da far compilare al medico: in quel caso è il modulo stesso a dire quali dati servono, e portarlo alla visita fa risparmiare un passaggio.
Che cosa deve contenere un certificato privato
Un certificato privato ben fatto riporta i dati anagrafici della persona, la data della visita e quella del rilascio, la constatazione clinica del medico, il periodo di prognosi quando serve, l'indicazione se si tratta di una constatazione diretta o di un giudizio basato su documentazione, e infine timbro, qualifica e firma del professionista. Sul contenuto clinico vale un principio di misura: si scrive quello che serve al destinatario e non un dato in più. Un istituto scolastico non ha bisogno della diagnosi per accettare la giustificazione di un'assenza, mentre una compagnia assicurativa che liquida un sinistro di norma la chiede. Un certificato scritto a mano resta valido, purché sia leggibile e identifichi in modo chiaro chi lo ha redatto. Il certificato attesta inoltre una situazione riferita al momento della visita: la retrodatazione, cioè certificare una condizione per giorni precedenti che il medico non ha constatato, non è una prassi accettabile e non va chiesta.
Reperibilità e visita di controllo durante la malattia
Durante l'assenza per malattia il lavoratore deve essere reperibile all'indirizzo comunicato, nelle fasce orarie fissate dalla normativa, che sono diverse per il settore pubblico e per quello privato. In quelle fasce può arrivare una visita di controllo disposta dall'INPS o richiesta dal datore di lavoro. L'assenza non giustificata al momento del controllo può comportare conseguenze economiche sull'indennità, quindi è opportuno conoscere le regole prima di uscire di casa. Esistono motivi che giustificano l'assenza, per esempio una visita specialistica o un accertamento non rinviabile, ma vanno documentati e conservati. Se durante la malattia ci si sposta a un altro indirizzo, la variazione va comunicata: non è un dettaglio formale, è esattamente il dato sul quale si basa il controllo. Le fasce orarie e le esenzioni previste per alcune patologie sono indicate dall'INPS, che è la fonte da consultare quando il caso specifico non è chiaro.
Che cosa possiamo fare noi e che cosa non possiamo fare
Non rilasciamo certificati di malattia per il datore di lavoro e non abbiamo accesso al canale di trasmissione telematica. Il medico che valuta le richieste, lek. Damian Wojno, è iscritto in Polonia con numero PWZ 3211301, e quel canale, come spiegato sopra, è riservato ai medici del Servizio Sanitario Nazionale. Dirlo con chiarezza è più utile che lasciare intendere il contrario e far perdere tempo a chi ha una scadenza da rispettare. Quello che facciamo è la valutazione medica di una richiesta di prescrizione, quasi sempre il rinnovo di una terapia già impostata. Il modello si basa su un questionario clinico compilato dalla persona e su una valutazione svolta dal medico in un secondo momento: non prevede una visita a distanza in video, non prevede una telefonata e non prevede una chat dal vivo con un operatore sanitario. Quando la valutazione ha esito positivo, il documento viene inviato in formato PDF per posta elettronica, redatto secondo l'allegato della direttiva di esecuzione 2012/52/UE, e si presenta in qualsiasi farmacia insieme a un documento di identità. Non esiste alcun codice numerico da comunicare al banco.
Gli errori che si ripetono più spesso
Il primo errore è considerare interscambiabili i due documenti e presentare al datore di lavoro un certificato privato, che non assolve l'obbligo perché la normativa indica un canale preciso. Il secondo è chiedere un certificato per giorni già trascorsi, che nessun medico può attestare senza aver visitato la persona in quel periodo. Il terzo è scambiare una prescrizione per un certificato: la prescrizione autorizza la farmacia a consegnare un farmaco e non dice nulla sull'idoneità al lavoro. Il quarto è rivolgersi a servizi che promettono un certificato senza alcuna valutazione clinica: un documento sanitario firmato da chi non ha constatato nulla espone chi lo usa a conseguenze ben più gravi dei giorni di assenza che voleva giustificare. Il quinto, infine, è non conservare nulla: numero di protocollo, copia del certificato privato ed eventuali ricevute vanno tenuti almeno fino alla chiusura della pratica.
Posso consegnare io il certificato al datore di lavoro?
Per l'assenza dal lavoro il documento non si consegna a mano: viene trasmesso per via informatica all'INPS dal medico che lo redige e il datore di lavoro lo consulta da lì. Al lavoratore resta il numero di protocollo, che serve a verificare l'avvenuto invio.
Un medico privato può fare il certificato per il lavoro?
No, se non è abilitato alla trasmissione telematica all'interno del Servizio Sanitario Nazionale. L'abilitazione dipende dal rapporto con il servizio pubblico e non dal titolo professionale, quindi un medico privato non convenzionato o iscritto in un altro Stato dell'Unione Europea non può produrre quel documento.
Che differenza c'è fra prognosi e diagnosi nel certificato?
La prognosi indica il periodo per il quale il medico ritiene che la persona non sia in grado di svolgere la propria attività, la diagnosi indica la condizione clinica. Al datore di lavoro serve la prognosi, mentre la diagnosi viene richiesta soprattutto da compagnie assicurative ed enti che valutano un sinistro.
Voi rilasciate certificati di malattia?
No. Non rilasciamo certificati di malattia per il datore di lavoro e non abbiamo accesso al canale telematico. Il nostro servizio riguarda la valutazione medica delle richieste di prescrizione, in particolare il rinnovo di terapie già impostate.
Mi sono ammalato all'estero: che cosa devo fare?
Occorre rivolgersi a una struttura sanitaria del Paese in cui ci si trova e farsi rilasciare la documentazione secondo le regole locali, conservandone copia. Per la trasmissione al datore di lavoro e per i termini da rispettare vanno seguite le indicazioni dell'INPS relative alla documentazione prodotta all'estero.
Il certificato privato ha una scadenza?
Il documento attesta una situazione riferita alla data della visita, quindi più passa il tempo meno è utile. È il destinatario a stabilire entro quando vuole riceverlo, e alcuni enti fissano termini brevi: conviene informarsi prima di prenotare la visita.